ينتج العمل الجيد عندما يشعر الموظفون بالتمكين من قبل مدرائهم في أداء أعمالهم بصورة مستقلة، وفي إيجاد حلول للمشاكل التي يواجهونها بأنفسهم. في حين أن الأعمال الأكثر جودة وكفاءة تنتج في بيئات العمل التي يشعر الموظفون فيها بالتمكين لحل أي مشكلة يواجهونها حتى وإن كانت خارج دائرة العمل.
إن بناء النوع الثاني من الأعمال يتطلب نوعين من التمكين:
التمكين العامودي؛ من المدير إلى الموظفين
- التمكين الأفقي؛ بين الموظفين أنفسهم – وبتركيز الموظفين على هذا النوع من التمكين ينشأ عن ذلك بيئة محفزة وأشخاص منتجون.
معرفة كيفية تمكين الآخرين من موظفين أو زملاء العمل أمر مهم! وبالأخص للأدوار والأقسام الداعمة بطبيعتها كقسم تقنية المعلومات، والموارد البشرية وغيرها. التركيز على هذا النوع من التمكين يمنحك الوقت الكافي لأداء مهامك وأعمالك ويقلص الوقت المستهلك في الإجابة على التساؤلات والاستفسارات المتكررة.
كيف تعمل على تمكين الموظفين؟
هنالك سبع طرق تُستخدم لتمكين الموظفين وهي: بناء الثقة، التعاطف، طلب المرئيات،توضيح التعليمات، تسهيل الوصول للمعرفة، إظهار الامتنان، ومعرفة حدود الإمكانيات. الطريقة المثلى لتحقيق التمكين لا تكمن في طريقة واحدة بصورة مطلقة بل يعتمد الأمر على المعطيات لكل حالة وكل بيئة على حدة.
1| بناء الثقة
من الطبيعي أن تشعر بالقلق عندما تطلب من زميل أو موظف أداء مهمة لم يسبق له العمل عليها أبدًا. لكن سبيلك لتمكينه يكمن في الثقة به والإيمان بقدرته على حل المشاكل بنفسه وصولًا إلى نتيجة أو مخرج معين. إن احتمال الخطأ وارد في هذه الحالة لكن تذكر أن الأخطاء قابلة للتصحيح دائمًا.
تقول الكاتبة إستير ديربي (Esther Derby):
” التمس العذر وأوجد المبررات عندما يخطئ أحدهم أو يصيبك بالإحباط. لم يخلق الناس ليتعمدوا الخطأ بطبيعتهم. لا تطلق أحكامًا استباقية واصبر حتى يظهر ما يُثبت لك أنهم على خطأ”
إليك هذا المثال: عندما لاحظ مؤسسوا شركة سكيم للنشرات الإخبارية (Skimm) أن الموظفين يخافون من الفشل والوقوع في الخطأ، عملوا على إيجاد سياسة جديدة تلزم الموظفين بمشاركة أخطائهم خلال عملهم الأسبوعي وعليه من يرتكب أفضل الأخطاء يحصل على هدية رمزية.
2| التعاطف
من السهل جدًا أن تتعرف على متطلبات عملك وأن تحدد الصعاب والمشاق فيه، لكن في الوقت ذاته يصعب عليك استيعاب أعمال الآخرين ومشاقها ما لم تعمل أنت في المنصب أو الدور ذاته. إن معرفة الموظفين للتعقيدات والمصاعب التي تواجه مختلف المناصب والأدوار في المنظمة يجعلهم قادرين على التعاطف والتعاون مع زملائهم في مختلف الوظائف.
التعاطف – بمفهومه الإيجابي – يقود إلى التمكين. على سبيل المثال: عندما يدرك الموظف حجم المسؤوليات والأعمال الكثيرة التي يواجهها المدير فبذلك سيتجنب الطلبات التي يستطيع أن يعمل عليها بنفسه، وكذلك الأسئلة التي يستطيع أن يبحث بنفسه عن إجابتها ليعمل التعاطف جنبًا إلى جنب مع خبرة الموظف.
3| طلب المرئيات
أحد الطرق لتمكين الأخرين هو من خلال السؤال عن الاحتياجات ومكامن الخلل.
إن السبب الرئيسي لرجوع الموظف للدعم الفني على سبيل المثال تسع مرات خلال شهر واحد أو غيره من الحالات المشابهة؛ هو في غالب الأمر لعدم وصوله إلى النتيجة التي يسعى إليها سواء كان ذلك في حل مشكلة أو إجابة على تساؤل أو غيره. لذلك اسأل الموظفين عن آرائهم وردود فعلهم لتتمكن من توفير احتياجاتهم التي تمكنهم من أداء أعمالهم بصورة انسيابية.
هنالك العديد من الوسائل والطرق المستخدمة للحصول على آراء الموظفين، كاستخدام استبيانات استطلاع الرأي، أو سؤال الموظفين مباشرة في الاجتماعات واللقاءات أو غيرها. وبحسب ما يذكر المدرب إد باتستا (Ed Batista) فإنك ستحصل على الكثير من المرئيات والمقترحات ما إن تبادر أنت وتبدأ في طرح بعض منها على الآخرين.
4| توضيح التعليمات
أفضل الوسائل لتمكين الموظفين وزملاء العمل هو من خلال توفير التعليمات اللازمة ليكملوا المهام والأعمال بأنفسهم دون الحاجة إلى الرجوع إلى أشخاص معينين وسؤالهم بشكل متكرر. لذلك اعمل على كتابة دليل إرشادي أو وثيقة تعليمات أو دروس تعليمية أو غيرها واحرص على نشر المعرفة بشتى الوسائل والطرق.
5| تسهيل الوصول للمعرفة
إعداد المواد أو المحتويات التعليمية خطوة محورية هامة في تمكين الموظفين وزملاء العمل. لكنها دون أدنى شك بلا فائدة إن لم يستطع الأخرون الوصول إليها بطريقة سهلة ويسيرة.
الجهود المبذولة لتسهيل سبل الوصول إلى المعرفة والمعلومات توفر على الموظفين وقت الانتظار للحصول على إجابات معينة وبالتالي يتقدم العمل ويُنجز بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
6| إظهار الامتنان
يذكر الكاتب براين تريسي (Brian Tracy) أن أبسط الوسائل لتمكين الموظفين وأكثرها فعالية هي من خلال إظهار الامتنان والتقدير لهم.
” كلما شكرت الآخرين لما يقدمونه لك، ستزيد رغبتهم في تقديم المزيد”
اشكر زملاءك أو موظفيك عند إتباعهم للتعليمات، أو إنجازهم للأعمال والمهام المطلوبة منهم أو حتى عند إبدائهم للملاحظات البناءة، إذ أن الشكر والامتنان يشعرهم بالاحترام و التقدير إضافة إلى أن الثناء و الإطراء أسلوب فعال في التحفيز.
أظهرت البحوث أن هناك العديد من الفوائد التي تنعكس على الفرد عندما يظهر شعوره بالامتنان، كالثقة بالنفس، القدرة على تكوين صداقات بشكل أكبر، عدم الشعور بالتوتر، النوم بشكل أفضل وغيرها.
7| معرفة حدود الإمكانيات
أخيرًا، ثمة فارق بسيط بين تمكين الموظفين وبين تحمليهم ما يفوق طاقتهم. فعندما تكلف موظفًا بمهام تتجاوز طاقته وقدراته فإنك تودي بهذه المهمة إلى الفشل. إدراك الحدود والمعوقات عنصر أساسي لنجاح عملية التمكين لذلك ضع تركيزك الأساسي على مكامن القوة لدى الموظفين مع محاولة تطوير جوانب الضعف لديهم.
أظهرت دراسة أن التركيز على جوانب القوة يساهم في زيادة جودة إنتاجية الموظف. بعكس الحال عندما يكون التركيز على الجوانب الضعف، فقد يشعر الموظف بالعجز مما يؤثر سلبًا على النتائج. هذا إضافة إلى استهلاك الكثير من الوقت في محاولة حل المشاكل وتصحيح الأخطاء.
ترجمة: رزان العبيد
المرجع:
How to Empower Others in the Workplace: A Guide for Support Teams .by Jessica Greene, Spoke