هل يكون عملك أصعب إذا تم بطريقة أقل كفاءه ومن دون نظام يرشدك؟ هذا ما أفعله دائماً وأعلم أني لست الوحيد “كما يخبرني البعض”. لكن إذا كان هناك مسار أو نظام واضح يتبع سيسهل علينا العمل وإتمام المهمة.
يوجد أنواع عديدة لمسارات العمل (workflow) ومن أشهرها “إنجاز المهام” (GTD) والنماذج المتبعة في “العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية” ولكن الأكثر شيوعاً هو مسار العمل الذي يعد حسب حاجتنا!
وضع نظام مدروس وفق حاجة فريقك سيساعدهم على التالي:
- تفادي الالتباس وسوء الفهم بين أعضاء الفريق.
- الاستفادة من الوقت، كما أظهرت دراسة أن ٦٨٪من الموظفين يهدرون ما يقارب ٣ إلى ٥ ساعات أسبوعيا بانتظار معلومات من باقي أعضاء الفريق.
- محاولة لتبسيط المهام اليومية وإيجاد طريقة لإنجازها آلياً باستخدام مثل هذه التطبيقات( FTTT أو Zapier)
- التركيز أكثر على الأمور المهمة
قد يصعب عليك إيجاد مسار العمل المناسب لفريقك لوجود العديد من الأدوات والأنظمة. ولكن بعد محاولات جاهدة وجدنا أنسب طريقة للعمل وهي “التبسيط قدر المستطاع”! وفكر لدقائق كيف ينجز فريقك العمل؟ ولا داعي لتعقيد الأمور! وهنا بعض من الأفكار الأساسية التي يجب التفكير بها:
خلق بيئة عمل تساعدهم لتقديم أفضل مالديهم
يقول تشارلز دويج في كتابه الرائع قوة العادات (The Power of Habit):
“إعطاء الموظفين إحساسًا بالإدارة وشعورهم بالسيطرة والسلطة الحقيقية لصنع القرارات يمكن أن يزيد من طاقتهم وتركيزهم في وظائفهم.”
وعندما تظهر للموظفين أن عملهم يعتبر مهماً للشركة، سيكون ذلك تحفيزاً لهم وسينعكس على إنتاجياتهم.
تخيل ما يمكن أن يفعله فريقك إذا تمكنت من زيادة إشراكهم بالأمر ولو بنسبة ضئيلة؟ وكيف نظهر لهم ذلك؟ هنا بعض الأفكار التي توصلنا إليها:
- تأكد أن الجميع لديه علم بالمهام المهمة في الشركة وكيف سيساهم دورهم في نجاح الشركة، كما أظهرت دراسة أن ٧١٪ من الموظفين يرون أن المدراء لا يعطون وقتا كافيا لشرح الأهداف والخطط لهم
- تحديد الأهداف للفريق، وكيف سيساعد كل هدف على تحقيق الأهداف العليا للشركة
- إنشاء تسلسل هرمي لاتخاذ القرارات لكل مشروع توضح مسؤولية كل موظف، ليكون اتخاذ القرارات أسرع.
- التشجيع على طرح الملاحظات والآراء، وعندما يكون لدينا أفكارا أو مخاوف في مكان العمل نريد أن نُسمع وأن يؤخذ حديثنا بمحمل الجد. وتأكد أن تكون وسيلة التواصل وآلية التقييم سهله للفريق.
وهذا ما يقودنا للنقطة التالية..
ماهي وسيلة التواصل؟
تنشأ المشاكل إذا ضعف التواصل بين أعضاء الفريق ولو كان بشكل بسيط.
يتم خسارة ما يقارب ٣٧$ مليار كل عام بسبب ضعف التواصل في مكان العمل! قد يبدو ذلك غريباً لكن إذا كان لديك “معيارا للتواصل” في فريقك، فقد يمنع ذلك سوء الفهم والتواصل بين الموظفين وتوفر الكثير من الوقت والمال. كما وجد أن ذلك يساعد على خلق نشاطات وعادات يوميه في الأعمال الفردية وأيضا الجماعية.
ولكل فريق طرق مختلفة للتواصل في الاجتماعات قد تكون عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني وغيرها. ومن دون نظام يرشدنا لن تستفيد من وقت الجميع والأمر لن يستغرق منك إلا دقائق لتحدد المهام المناسبة لكل موظف.
مركز للمعلومات
شخصياً أفضل العمل مستقلاً قدر الإمكان، كما يسعدني الإجابة على أسئلة فريقي لكنها قد تشتتني أثناء انهماكي في العمل. ووجود مكان مركزي لتبادل المعلومات وتخزينها ليتوجه إليه من لديه تساؤل سيساعد الموظفين على تفادي سوء التواصل بينهم والتشتت. وهذا يعني تحقيق سعادة الموظفين وراحتهم في عملهم.
اصنع عادات من بعض الأمور الأساسية
أفضل ما في العادات أنها تساعد على تسهيل اتخاذ القرارات، وذلك ببساطة أن كثرة اتخاذنا للقرارات والجهد المصاحب لها سيصعب علينا اتخاذ القرار الصائب!
اتخاذ القرارات الرئيسية بشأن المسؤوليات والتوقعات مقدما وتقليل التفكير في الأمور البسيطة سيوفر طاقتنا لنركز على الأمور الأكثر أهمية.
تحديد الأدوار
من المسؤول وعن ماذا؟
عملت في العديد من الشركات وكانت الأدوار فيها غامضة لا أحد يعلم ماهي مسؤولياته! وهذا هو ما يشتت الموظف ويهدر وقته. لذا يجب أن يكون لدى الموظف أدوار محددة وواضحه في العمل.
تحديد البنود المقرر إنجازها
ماهي؟ ومتى الوقت المحدد لتسليمها؟
ليس فقط تحديد المهام ولكن ماهي نتائج إنجاز تلك المهام؟ وتحديد تاريخ تسليمها حتى لا تهدر وقتك وتتشتت بعيدا عن إنجاز الأعمال المهمة.
وضع التوقعات
ماهي المعلومات المطلوبة؟ بأي طريقة يتم تقديمها؟
عندنا تكون التوقعات واضحة سيوفر عليك ذلك الكثير من الأسئلة التي ستهدر وقتك.
تصميم مسار العمل الخاص بك
وهذه تعتبر أسهل خطوة
هي مجرد التفكير بأسلوب عمل فريقك، وتوفير الأدوات والأنظمة الأنسب لهم وتطبيقها لتكون جزءا من العمل.
كل فريق وكل مسار عمل يختلف عن الآخر، خذ من وقتك قليلاً وفكر ماهو النظام الأنسب لك ولفريقك؟
ومن الأمور المهمة هي مراقبة العمل للتأكد من نجاحه. تفقد الفريق مره شهريا للتأكد من سير العمل بسلاسة وإذا وجدت أي عقبة أو خطأ قم بإجراء التعديل فورا. وجود مسار للعمل يجلب الاتزان للفريق، بغض النظر عن بساطته. وعندما يكون هناك نظام محدد في المكان سيكون لدى الجميع معرفة كامله ماهي مسؤولياتهم وكيف ستساهم في نجاح المكان، وما المتوقع منهم تقديمه ومتى؟ وعندما يواجهون تساؤلات يعلمون من هو الشخص المسؤول للإجابة عنها. وهذه وسيلة للعمل بطريقة تعزز القدرات لدى الموظفين، فالموظفين المخولون هم المنتجون في عملهم.
والآن، ما هو سمات مسار العمل الخاص بفريقك؟
ترجمة: ساره الخلف
المرجع:
How to establish your team’s workflow by By Devon Watts, Asana Blog.