كيف تكتب خطابًا تعريفيًا؟

هل احتجت يومًا أن تكتب خطابًا تعريفيًا (Cover Letter)؟ أيًا كانت الإجابة فإن الخطاب التعريفي هو العنصر المحدِد فيما إذا كنت ستحصل على المقابلة الشخصية أم لا. وبذلك يبدو بديهيًا أن تكرس وقتك وجهدك لتحظى بخطاب تعريفي فعّال ومفيد.

ما هو الخطاب التعريفي؟

قبل أن تبدأ في كتابة الخطاب التعريفي لابد أن تكون مدركًا الهدف من هذا الخطاب أو هذه الوثيقة. يعتبر الخطاب التعريفي الوثيقة أو المستند المصاحب لسيرتك الذاتية والذي يقدم معلومات مختصرة وإضافية عن خبراتك ومهاراتك. تتضمن أيضًا المعلومات والأسباب التي تجعلك من المؤهلين لهذه الوظيفة. تعد هذه الوثيقة وسيلة التسويق الأولى لك لذلك لا تكرر ما كتبته سلفًا في السيرة الذاتية؛ إنما أذكر معلومات مختلفة تبين أنك المرشح الذي يطابق وبشدة جميع متطلبات الوظيفة. الأهم من ذلك، تأكد من أن هذه الوثيقة – الخطاب التعريفي – تعطي الانطباع الأول الصحيح عنك عندما يقوم مدير التوظيف بالاطلاع عليها.

دائمًا ما يُصاحب الخطاب التعريفي السيرة الذاتية، إذ أن المدراء ومسؤولي التوظيف يقومون باستخدامها كوسيلة سريعة لفحص المتقدمين وتحديد المقبول منهم مبدئيًا. غالبًا ما يُعلن عن طلب إرفاق الخطاب التعريفي ضمن إعلان الوظيفة نفسه، ولكن في حال لم يطلب ذلك فمن المفيد أن تضيفه على أية حال لأنه سيوضح مقدار جهدك وحرصك لنيل تلك الوظيفة.

ما الذي يجب أن تضيفه في الخطاب التعريفي؟

إن مَهمة الخطاب التعريفي هي أن يكمّل السيرة الذاتية لا أن يكررها. الغرض منه هو أن يفسر بشكل مختصر وعملي السيرة الذاتية، ويضيف الطابع الشخصي الخاص في طلب المتقدم على الوظيفة. كما ذكرنا آنفًا أن الخطاب التعريفي هو الذي يعطي الانطباع الأول عنك؛ فأيُّ خطأ صغير سيلغي طلبك بأكمله. وفي الجانب الآخر، إذا كان خطابك التعريفي خالٍ من الأخطاء تمامًا لكنه مكتوب بصفة عامة ولا يرتبط بالعمل أو الوظيفة المطلوبة فسينتهي به الحال كما انتهى بسابقه.

ما الذي يجب أن تتجنبه في الخطاب التعريفي؟

العديد من الأمور التي يجب أن تتجنبها أثناء كتابة الخطاب التعريفي. تذكر أن الخطاب يتحدث عن مؤهلاتك ومهاراتك لا عنك أنت شخصيًا، فلا داعي أن تذكر معلومات شخصية عنك أو عن عائلتك. إن لم تمتلك جميع المؤهلات التي تطابق متطلبات الوظيفة فلا تذكرها ببساطة. بدلًا من ذلك ركز الأمور التي تطابق مؤهلاتك وما تمتلكه.  لا تذكر أيضًا أي شيء يرتبط بالمرتب الشهري إلا إذا طلب منك صاحب العمل بعض المعلومات عن مرتبك السابق أو غيره. إذا كنت تحمل بعض الأسئلة والاستفهامات التي ترتبط بهذه الوظيفة من مرتب، جدول العمل، الحوافز وغيره فإن الخطاب التعريفي ليس الوسيلة المناسبة لطرح هذه الأسئلة.

أحد أهم الأمور التي يجب أن تتجنبها وهي ألا تسهب في الكتابة أكثر مما ينبغي. احرص على أن يكون الخطاب مُركّزًا، مختصرًا ومفيدًا. من المهم أن تكتب وتنقل القدر الكافي من المعلومات لمسؤول التوظيف لتنتقل إلى مرحلة المقابلات الشخصية. تذكر أن الزيادة والطول والمبالغة سيودي بطلبك إلى سلة المهملات دون أن يُقرأ.

خصص خطابك التعريفي

من المهم أن تكتب الخطاب التعريفي وفقًا لكل وظيفة أو منصب تُقدّم عليه. هذا لا يعني أن تغير اسم الشركة أو الجهة صاحبة العمل فقط إنما محتوى الخطاب إجمالًا. يشمل التخصيص العناصر التالية:

  • العمل أو الوظيفة المنشودة. ودائمًا ما يُكتب ذلك في الفقرة الأولى (المقدمة).
  • كيف علمت عن هذه الوظيفة؟
  • لماذا أنت مؤهل لهذا العمل؟ كن دقيقًا في هذا العنصر.
  • ما الذي تمتلكه لتعرضه على مسؤول التوظيف؟ ولماذا تريد هذا العمل على وجه الخصوص؟ احرص على أن تربط مهاراتك ومؤهلاتك بالوصف الوظيفي المذكور، اطلع على رؤية ورسالة وأهداف المنظمة لتذكرها في الخطاب التعريفي.
  • الشكر ختامًا.

دليل كتابة الخطاب التعريفي

فيما يلي المخطط أو الدليل المبسط للعناصر التي يجب أن يشتمل عليها الخطاب التعريفي. قبل البدء في كتابة الخطاب من المفيد أن تطّلع على نماذج لتستطيع أن تتصور ترتيب العناصر وتناسقها جميعًا في صفحة واحدة. غالبًا ما تعد تلك النماذج لأنواع مختلفة من الأعمال والوظائف لذلك احرص على أن تبذل الجهد والوقت الكافي لتخصيص هذا الخطاب وإظهار طابعك الشخص فيه ليكون بذلك وثيقة تؤكد على قدرتك على القيام بالوظيفة المطلوبة.

1| رأس الصفحة

يبدأ الخطاب التعريفي بكلٍ من الاسم وبيانات التواصل متبوعة بالتاريخ. إذا كان الخطاب التعريفي بريدًا إلكترونيًا فإن معلومات الاتصال تكون في ختام الرسالة.  تتضمن بيانات الاتصال الآتي:

  1. الاسم الأول واسم العائلة
  2. العنوان، مبينا المدينة
  3. رقم الهاتف/الجوال
  4. البريد الإلكتروني

2| التحية

وجه الرسالة إلى صاحب الشأن واذكر اسمه شخصيًا، وإن لم تكن على علم باسمه فاذكر منصبه كقولك” عزيزي مدير التوظيف”. بدلًا من الرسمية أو القول المعتاد “إلى من يهمه الأمر”.

3| المقدمة

ابدأ الفقرة الأولى بكتابة العمل أو الوظيفة التي ترغب الحصول عليها، ثم اذكر كيف علمت عن هذه الوظيفة. خصص اسمًا إن كان مصدر معرفتك بالوظيفة الشاغرة من داخل المنظمة أو الشركة ذاتها (إن كان مناسبا)، ثم اشرح باختصار المهارات التي تجعلك مؤهلًا لهذه الوظيفة أو المنصب. تذكر أن هذا المختصر سيعطي قارئها انطباعًا عن بقية الرسالة. الهدف من المقدمة هي شد انتباه القارئ ليكمل القراءة.

4| العرض

اشرح في فقرة أو فقرتين الأسباب التي تجعلك مهتمًا بهذه الوظيفة، وأيضًا الأسباب التي تجعلك مرشحًا كُفئًا لهذه الوظيفة. اذكر بعض المؤهلات المطلوبة في إعلان الوظيفة واشرح كيف تتماشى هذه المتطلبات مع مؤهلاتك. مرة أخرى لا تكرر ما هو مذكور في السيرة الذاتية بل اذكر أمثلة دقيقة تظهر قدراتك ومهاراتك.

دائمًا ما ينتج عن الأفعال تأثيرًا أكبر من الكلمات. تستطيع أن تعكس ذلك في رسالتك من خلال الأمثلة التي تضمنها. على سبيل المثال، بدلًا من أن تذكر أنك عضو فريق فعال وتتمتع بمهارات مميزة في التواصل وتعير اهتمامًا للتفاصيل؛ اذكر مثالًا من عملك السابق يعكس مهاراتك هذه.

5| الخاتمة

احرص على أن يكون الخطاب التعريفي من صفحة واحدة. اذكر في الخاتمة أنك متطلع للمقابلة الشخصية وفرص التوظيف عامة في هذه الشركة. اذكر في جملة واحدة خطوتك التالية ومتى ستقدم عليها ثم اشكر ختامًا المسؤول لأخذه هذا الخطاب بعين الاعتبار.

تنسيق الخطاب التعريفي

يجب أن يُكتب الخطاب التعريفي بصورة مهنية. لابد أن يكون الخط مطابقًا لما هو عليه في السيرة الذاتية وبحجم ١٠-١٢ وبمسافة كافية بين الفقرات. احرص أن تكون لغة الرسالة بسيطة وسهلة القراءة لكي تؤدي الغرض الذي كُتبت لأجله.


ترجمة: رزان العبيد

المرجع:

How to Write a Cover Letter by  Alison Doyle – The Balance Careers.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.