لديك عمل أكثر من عملك المعتاد؟ رتبت أولوياتك؟ خططت وأسندت المهام؟ هل تعبت من التركيز؟ إذن، المهمة التالية هي زيادة فعاليتك لتستطيع إنجاز عملك في وقت أقل.
هناك استراتجيات قد تساعدك لكنها تختلف من شخص لأخر ومن حاله لأخرى. ومن يأتي من عالم التدريب في إدارة الوقت سيجد أن واحدة من هذه الخمس استراتيجيات التالية قد تساعد الموظف على توفير وقته:
أولا: توضيح التوقعات الفعلية
إذا كان لديك مهمة ما خاطب أصحاب الشأن واسألهم ماهي توقعاتهم منك؟ قد يكون مجرد عرض بوربوينت أو الخطة كاملة أو قد يقبلون بخطة أولية مبسطة. وليس كل الحالات تتطلب منك تحليلاً عميقاً، بإمكانك أن توفر ساعات من العمل والتخطيط إذا عرفت ما الذي تحتاج والمستوى الذي تريد أن تصل إليه.
ثانياً: إعادة استخدام المواد السابقة
قدرتك على توفير الوقت عند استخدامك للمواد السابقة في العمل تختلف بناءاً على مسؤولياتك، لكن متى تستطيع فعل ذلك؟ قد يكون من خلال رسائل البريد الإلكتروني، أو العروض التقديمية، أو الدورات التدريبية، أو غيرها. وأثبتت هذه الإستراتيجية فعاليتها مع الكثيرين. عندما يداهمك الوقت قم بإعادة استخدام ما تملك لتوفر الوقت وتقدم أفضل عمل. فأفضل المتحدثين هم من يلقون نفس الخطاب مرة بعد مرة، لأن الممارسة هي خير وسيلة للإتقان!
ثالثاً: تطوير قوائم المهام والقوالب
لتوفر وقتك في العمل اليومي استخدم قائمة للمهام أو قوالب مساعدة أو أي طريقة أخرى تناسبك. ومثالاً على ذلك، قد يكون لديك قائمة للمهام في بريدك الإلكتروني تقوم بتعبئته كل سنة لترسله للمحاسب مع معلومات الضرائب لنهاية السنة، وشهرياً قد يكون لديك قائمة مرجعية للمصروفات الشهرية.
كما يمكنك استخدام قائمة المهام للأنشطة الأسبوعية مثل ترتيب التقارير الأسبوعية والعروض التقديمية أو جداول أعمال الاجتماعات. وأيضاً قد تستفيد من القائمة المرجعية للتخطيط الأسبوعي أو الاجتماعات الفردية أو أي أنشطة أخرى تتكررأسبوعياً. ستساعدك هذه القوائم لتنجز عملك بأفضل طريقة وبوقت أقل.
رابعاً: التواصل شفهياً
يمكنك توفير وقتك من خلال التواصل شفهياً، وفقاً لما تريد إنجازه. ومثالا على ذلك قد يطلب منك مديرك عمل بحث عن موضوع ما وبدلاً من كتابته وعمل عرض تقديمي يمكنك توفير وقتك بأخذ الملاحظات ومناقشتها معه وجهاً لوجه.
وجد أحدهم، وهو مهندس معماري، أن هذه الاستراتجيه تعتبر طريقة سريعة للتواصل مع عملائه من خلال الرسم أو المناقشة شفهياً بدلاً من الكتابة المجردة.
خامساً: تحديد وقت زمني للعمل
أخيرا هذه الاستراتجية ستساعدك لتقرر مسبقاً كم من الوقت ستحتاج لإنجاز مهمة معينة أو جزء منها. ولا يضمن لك ذلك أنك ستنتهي بالوقت المحدد، لكن سيساعدك أن توجه كامل تركيزك لتنجز هذا العمل.
لكل واحد منا حدود لا يستطيع أن يتجاوزها، لذلك لا أضمن لك أن تنجز كامل العمل إذا طبقت هذه الاستراتيجيات لكن يمكنك أن تنجز المزيد من العمل في وقت أقل.
ترجمة: ساره الخلف
المرجع:
5 Strategies for Getting More Work Done in Less Time by Elizabeth Grace Saunders – HBR